Tempo da primeira resposta
Para enxergar a demora antes que o lead esfrie. A meta é responder em até 10 minutos.
Planilha gratuita · Excel
A sua secretária está te ajudando ou atrapalhando? Em uma semana você sabe.
A agenda pode até estar cheia, mas o paciente falta sem avisar e o dinheiro não aparece no fim do mês. A planilha de controle de leads do Dr. Gustavo Guimarães é preenchida pela secretária todos os dias e mostra, em números, onde a sua clínica está perdendo paciente.
Planilha em Excel
Por Dr. Gustavo Guimarães
+100 médicos acompanhados
Planilha gratuita
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O diagnóstico
O problema quase nunca é falta de paciente
Tem o médico da sala de espera cheia, telefone tocando e secretária correndo, que nunca pergunta quanto desse movimento virou dinheiro. E tem o que trabalha de segunda a sábado, chega em casa às dez da noite e, no fim do mês, olha a conta e pergunta cadê o dinheiro. Nos dois casos, o paciente chegou. Ele se perdeu no caminho até a consulta e até o tratamento.
Os três furos no balde. Quais estão na sua clínica?
1
A demora. Lead é igual a gelo: se não pegar na hora, vira água. O paciente mandou mensagem às 10h, a secretária respondeu às 14h, e ele já falou com outras três clínicas. O ideal é responder em até 10 minutos.
2
A conversa que morre no WhatsApp. A venda acontece no telefone, na chamada de vídeo ou no presencial. O WhatsApp é só o canal. Se a secretária não liga e não oferece dois horários, o paciente adia.
3
A falta sem aviso. É o furo mais caro: você perde a consulta e a chance de oferecer o tratamento. Um mentorado teve uma paciente que remarcou 5 vezes. Foram 4 horários perdidos e nenhuma consulta.
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Ninguém mede. Um mentorado pediu para alguém mandar mensagem como paciente e descobriu que a clínica ficou 9 dias sem responder. Sem número, você só descobre o furo quando o mês já acabou.
Se você reconheceu um desses furos, a planilha foi feita para a sua clínica.
A virada
Oferta, processo e só depois aquisição
No começo da carreira, o Dr. Gustavo tinha uma taxa de conversão de apenas 18%: atendia cinco pacientes e operava um. Achava que o problema era o mercado. Era o processo. Tocando clínica e outros negócios, ele aprendeu que todo negócio que fatura bem mexe em três coisas, nessa ordem: a oferta, o processo e a aquisição.
Buscar paciente novo antes de arrumar as duas primeiras é encher um balde furado. Entra água por cima, sai por baixo, e você se cansa sem ver o balde encher. O paciente mais barato que existe é o que já está na sua lista, e ele também se perde pelos mesmos furos.
“Vocês não têm problema de paciente. Vocês têm problema de processo.” Thaís Guimarães
Para saber se a secretária coloca o paciente na sua frente, você não precisa gostar dela. Precisa de número. No fim do dia, ela te manda uma mensagem simples: quantos entraram em contato, quantos agendaram, quantos vieram e quantos orçamentos fecharam, com a meta ao lado. Quando o número cai, você liga na hora, não no fim do mês. Quem não mede, fantasia. Quem mede, governa.
O que você recebe
Cada coluna é um furo do balde
A secretária preenche em poucos minutos por dia. Você abre e vê quanto tempo ela levou para responder, se ligou, se agendou, se o paciente veio e se o orçamento fechou. Em uma semana, você sabe exatamente onde a sua clínica perde paciente.
Ligou e agendou
Para saber se a conversa saiu do WhatsApp e virou consulta marcada com data e horário.
Comparecimento e remarcações
Para pegar a falta sem aviso e o paciente que remarca toda semana sem nunca vir.
Orçamentos fechados
A taxa de conversão funciona como termômetro do preço: fechar 5 ou 6 de cada 10 está bom; 8 ou 9, está barato; menos de 3, algo está errado.
Resumo diário: meta x realizado
Os números que a secretária te manda no fim do dia, prontos para virar uma mensagem de WhatsApp.
Origem do paciente
Instagram, indicação, base antiga ou Google: para saber de onde vem quem de fato fecha tratamento.
Prova social
Quando o processo para de vazar, o faturamento aparece
O MedConectt já acompanhou mais de 100 médicos em todo o Brasil na construção de oferta, processo e equipe. A planilha é a ferramenta do dia a dia desse trabalho.
Dr. Thiago Rodrigues
Saiu de um faturamento de R$ 40 mil a R$ 45 mil por mês e hoje fatura mais de R$ 230 mil.
Rovenna
Saiu de R$ 42 mil por mês para R$ 100 mil e, depois, R$ 219.624,85 em um único mês.
Resultados de faturamento de mentorados da MedConectt. São individuais, dependem da aplicação de cada médico e não representam promessa de resultado.
Quem criou este material
Feita dentro de uma clínica que funciona
Dr. Gustavo Guimarães
Cirurgião plástico · Fundador da MedConectt
Cirurgião plástico há mais de 15 anos e fundador da MedConectt. Construiu um CNPJ com mais de R$ 20 milhões faturados e já mentorou mais de 100 médicos em educação empresarial para médicos e gestão de clínicas. Começou com 18% de conversão e transformou o que aprendeu na própria clínica em método.
Thaís Guimarães
Cofundadora da MedConectt
Cofundadora da MedConectt, com cerca de 21 anos de atuação direta no atendimento a pacientes. É ela quem treina as secretárias da clínica e lidera a trilha de experiência do paciente e de treinamento de equipe: resposta rápida, ligação em vez de mensagem e confirmação que reduz falta.
Perguntas frequentes
Ainda com dúvidas?
A planilha é gratuita?
Sim. Você preenche o formulário e recebe a planilha no seu e-mail. Não há cobrança nem cadastro em programa pago.
Quem preenche a planilha?
A secretária, ao longo do dia, a cada novo contato. Leva poucos minutos. No fim do dia, ela te manda o resumo: contatos, agendamentos, comparecimentos e orçamentos fechados, com a meta ao lado.
Funciona no Google Planilhas?
Sim. O arquivo é em Excel, mas pode ser aberto no Google Planilhas, o que facilita para a secretária preencher e para você acompanhar pelo celular.
Preciso de um sistema ou CRM?
Não. Antes de qualquer tecnologia, você precisa saber os números. A planilha resolve isso hoje. Se um dia você contratar um sistema, já vai saber o que ele precisa medir.
Atendo convênio. Serve para mim?
Serve. Você pode atender convênio sem depender dele. Os furos do balde (demora, conversa que morre no WhatsApp e falta sem aviso) acontecem em qualquer clínica, com convênio ou particular.
Isso está dentro do que o CFM permite?
Sim. A planilha organiza o atendimento e o acompanhamento de quem já procurou a sua clínica. Não envolve promessa de resultado, oferta agressiva nem antes e depois como propaganda.
Comece amanhã cedo
Em uma semana você sabe onde a sua clínica perde paciente
Entregue a planilha para a sua secretária amanhã cedo e combine que ela te manda o resumo todos os dias. Quando o número cair, você liga na hora e pergunta o que aconteceu.
Quem não mede, fantasia. Quem mede, governa.
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